Büroreinigung – wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?

Warum es für die Büroreinigung keine Pauschalantwort gibt

Die Frage nach dem richtigen Reinigungsintervall hören wir bei fast jeder Besichtigung, und die ehrliche Antwort lautet, dass es auf den Raum ankommt. Ein Großraumbüro mit vierzig Arbeitsplätzen und eine Kanzlei mit sechs Mitarbeitenden nutzen dieselben Flächen völlig unterschiedlich.

Ein sinnvolles Intervall entsteht deshalb nicht aus der Quadratmeterzahl, sondern aus drei Fragen. Wie viele Menschen nutzen den Raum, wie intensiv nutzen sie ihn und wie hoch ist der Anspruch an Hygiene und Erscheinungsbild. Eine Büroreinigung, die diese Fragen für jeden Raum getrennt beantwortet, ist günstiger als ein pauschaler Rhythmus, der einige Bereiche zu oft und andere zu selten bedient.

Was Hygiene im Büroalltag konkret bedeutet

Hygiene im Büro heißt nicht, dass jede Oberfläche keimfrei sein muss. Es geht darum, dass sich Schmutz und Feuchtigkeit an den kritischen Stellen nicht ansammeln, also an Türgriffen, Lichtschaltern, Armaturen, Kaffeemaschine und Kühlschrankgriff sowie auf Böden in stark begangenen Zonen, wo Nässe und Straßenschmutz eingetragen werden.

Solche Kontaktflächen verdienen ein kürzeres Intervall als ein Regal im Archiv. Wer alle Flächen gleich behandelt, verschenkt Budget an Stellen, an denen es keinen Unterschied macht.

Reinigungsintervalle nach Raumtyp

Aus vielen Jahren Unterhaltsreinigung in Büros unterschiedlicher Größe haben sich Richtwerte herausgebildet, die als Startpunkt dienen und bei der Besichtigung an die tatsächliche Nutzung angepasst werden.

• Arbeitsplätze und Bürozimmer werden bei normaler Belegung zwei- bis dreimal pro Woche gereinigt, dazu gehören Papierkörbe, Böden und freie Tischflächen.
• Sanitärräume brauchen an jedem Arbeitstag eine Reinigung, bei hoher Belegung oder Publikumsverkehr auch einen zweiten Kontrollgang am Nachmittag.
• Teeküche und Pausenraum werden täglich gereinigt, weil Lebensmittelreste und Feuchtigkeit schnell zu Gerüchen führen.
• Empfang, Eingang und Flure werden täglich gepflegt, denn hier entsteht der erste Eindruck bei Kunden und Bewerbern.
• Konferenzräume werden nach Belegung gereinigt, meist zwei- bis dreimal pro Woche und vor wichtigen Terminen zusätzlich.
• Technikräume, Archive und Lager kommen mit einer wöchentlichen oder monatlichen Reinigung aus.

Sanitärräume und Teeküche als Taktgeber

Sanitärräume und Küche geben in fast jedem Büro den Takt vor. Selbst wenn die Arbeitsplätze nur zweimal pro Woche gereinigt werden, kommen die Reinigungskräfte wegen dieser beiden Bereiche täglich ins Haus. Kleine Aufgaben wie das Leeren der Papierkörbe oder ein Blick auf den Eingangsbereich sind an diesen Tagen ohne großen Mehraufwand möglich.

So entsteht ein Grundrhythmus mit täglichem Sanitär- und Küchendienst und zwei bis drei Terminen pro Woche für alle übrigen Flächen. Grundreinigungen und Glasreinigung werden davon getrennt in längeren Abständen geplant.

Kopfzahl, Publikumsverkehr und das Leistungsverzeichnis

Die Kopfzahl verschiebt die Richtwerte am stärksten. Ein Büro mit bis zu zehn Personen kommt bei den Arbeitsplätzen häufig mit zwei Reinigungen pro Woche aus. Ab etwa zwanzig Personen steigen Papierkorbvolumen, Bodenverschmutzung und der Verbrauch an Handtüchern so stark, dass drei Termine pro Woche und ein täglicher Sanitärdienst sinnvoll werden. Bei Schichtbetrieb oder Desk Sharing wird jeder Platz mehrfach am Tag genutzt, dann ist eine tägliche Reinigung der Arbeitsplätze meist die einzige Lösung.

Der zweite Faktor ist der Publikumsverkehr. Eine Verwaltung mit Bürgerbüro oder eine Praxis hat andere Anforderungen als ein Entwicklerbüro ohne Kundenkontakt. Wo Externe ein und aus gehen, sind Eingang, Wartebereich und Besuchertoiletten täglich zu reinigen, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden.

So lesen Sie ein Intervall im Leistungsverzeichnis

Im Leistungsverzeichnis steht für jede Raumgruppe, welche Tätigkeit wie oft erledigt wird. Üblich sind Angaben wie 5x wöchentlich für alle Arbeitstage, 3x wöchentlich, 1x wöchentlich oder 1x monatlich. Entscheidend ist, dass das Intervall an die Tätigkeit gebunden ist und nicht an den Raum als Ganzes. Ein Büroraum kann also täglich geleerte Papierkörbe haben, während der Boden nur zweimal pro Woche feucht gewischt wird.

Achten Sie beim Vergleich von Angeboten genau auf diese Zeilen. Zwei Angebote mit gleichem Preis können sich erheblich unterscheiden, wenn eines die Kontaktflächen täglich und das andere nur wöchentlich vorsieht.

Ein Intervall ist keine Zahl auf dem Papier, sondern ein Versprechen, wie ein Raum am Morgen aussieht. Stimmt das Versprechen nicht mehr, wird das Intervall angepasst und nicht der Anspruch. Max Muster, Geschäftsführer Muster Clean

Saisonale Anpassungen und Warnzeichen für ein zu niedriges Intervall

Ein Intervall muss nicht das ganze Jahr gelten. Im Winter tragen Mitarbeitende und Besucher Nässe, Streusalz und Split in den Eingangsbereich, weshalb Böden und Schmutzfangmatten dann häufiger gereinigt werden sollten. Im Frühjahr kommen Pollen und Staub durch geöffnete Fenster, in der Erkältungszeit lohnt sich ein kürzeres Intervall für Kontaktflächen.

Auch betriebliche Ereignisse verändern den Bedarf. Während einer Messe, bei Bauarbeiten im Nachbargebäude oder wenn ein neues Team einzieht, lässt sich ein befristetes Plus an Reinigungstagen vereinbaren, ohne das Intervall dauerhaft hochzusetzen.

Ob das Intervall zu niedrig angesetzt ist, zeigt der Alltag. Diese Zeichen sollten Sie ernst nehmen.

• Papierkörbe sind morgens noch voll oder laufen im Laufe des Tages über.
• In Sanitärräumen bilden sich Kalkränder und Gerüche, Seifen- und Handtuchspender sind leer.
• Auf Schreibtischen und Fensterbänken liegt sichtbar Staub, obwohl gerade gereinigt wurde.
• Der Eingangsbereich zeigt Fußspuren und Streifen, besonders bei nassem Wetter.
• Mitarbeitende beginnen selbst zu putzen oder beschweren sich über die Sauberkeit.