Reinigungsplan für das Büro erstellen – Schritt für Schritt

Die Bestandsaufnahme als Grundlage für den Reinigungsplan

Bevor Sie Intervalle festlegen oder Angebote einholen, brauchen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Flächen. Ein Reinigungsplan, der auf Schätzungen beruht, führt fast immer zu Lücken, weil Räume vergessen oder ihr Aufwand unterschätzt wird. Gehen Sie deshalb mit dem Grundriss durch das Gebäude und erfassen Sie jeden Raum einzeln, auch Abstellkammern, Serverräume und Nebeneingänge.

Notieren Sie je Raum die Fläche in Quadratmetern, den Bodenbelag, die Zahl der Arbeitsplätze und die tatsächliche Nutzung. Ein Besprechungsraum, der zweimal pro Woche belegt ist, verschmutzt anders als ein Großraumbüro mit zwanzig Personen. Halten Sie außerdem fest, welche Oberflächen zu reinigen sind, etwa Glastrennwände, Fensterbänke oder Küchenzeilen, und wo Abfallbehälter stehen. Diese Liste ist später auch die Grundlage für ein belastbares Angebot.

Achten Sie besonders auf stark frequentierte Bereiche. Eingang, Treppenhaus, Aufzug und Sanitärräume werden von allen genutzt und prägen den ersten Eindruck bei Kundinnen und Kunden. Sehen Sie sich den Zustand dort zu verschiedenen Tageszeiten an.

Raumgruppen bilden und Intervalle festlegen

Aus der Bestandsaufnahme entstehen Raumgruppen mit ähnlichem Bedarf. Bewährt hat sich eine Einteilung in Sanitärräume und Küchen, Verkehrsflächen wie Eingang und Flure, Büro- und Besprechungsräume sowie selten genutzte Flächen wie Archiv, Lager und Technikräume. Jede Gruppe erhält ein festes Intervall, das zur Nutzung passt.

Sanitärräume und Teeküchen brauchen in der Regel eine tägliche Reinigung, weil Hygiene und Gerüche dort sofort auffallen. Verkehrsflächen werden je nach Publikumsverkehr täglich oder mehrmals pro Woche gereinigt, Büros oft zwei- bis dreimal wöchentlich. Archiv und Lager kommen meist mit einem monatlichen Durchgang aus. Ergänzend planen Sie längere Zyklen für Grundreinigung, Teppichpflege und Glasreinigung ein.

Zuständigkeiten klar regeln

Viele Reklamationen entstehen nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch unklare Absprachen. Wenn niemand weiß, ob der Geschirrspüler vom Reinigungsteam oder von den Mitarbeitenden ausgeräumt wird, bleibt er stehen. Legen Sie deshalb für jede Aufgabe fest, wer sie übernimmt, und schreiben Sie das Ergebnis in ein Leistungsverzeichnis, das beide Seiten kennen.

Benennen Sie außerdem auf beiden Seiten eine feste Ansprechperson, beim Dienstleister üblicherweise die Objektleitung, bei Ihnen das Office-Management. Über diesen Weg laufen Rückfragen, Änderungswünsche und Beanstandungen, ohne dass Hinweise verloren gehen.

Was der Dienstleister übernimmt und was im Team bleibt

Zur professionellen Unterhaltsreinigung gehören üblicherweise Böden, Sanitärräume, Küchenoberflächen, Abfallentsorgung, freie Flächen an Schreibtischen sowie Türgriffe, Lichtschalter und Handläufe. Nicht dazu gehört das Aufräumen persönlicher Arbeitsplätze. Ein Schreibtisch voller Unterlagen wird aus gutem Grund nicht angefasst.

Im Team bleiben daher Aufgaben wie das Freiräumen der Schreibtische am Abend, das Einräumen des Geschirrspülers, das Ausmisten des Kühlschranks und das Melden von Schäden. Eine kurze Clean-Desk-Regel, die alle kennen, erleichtert dem Reinigungsteam die Arbeit und verbessert das Ergebnis spürbar.

Reinigungsmittel und Geräte je Bereich

Nicht jedes Mittel passt zu jeder Oberfläche. Ein Reinigungsplan sollte deshalb je Bereich festhalten, welches Produkt in welcher Dosierung eingesetzt wird. Für Hartböden reicht meist ein Wischpflegemittel, Teppiche brauchen regelmäßiges Saugen mit Feinstaubfilter und in längeren Abständen eine Sprühextraktion. Für Bildschirme, Glastrennwände und Schreibtische genügen Mikrofasertücher und milde Reiniger, die keine Schlieren hinterlassen.

In Sanitärräumen kommen Sanitärreiniger und bei Bedarf Desinfektionsmittel zum Einsatz, in Küchen lebensmittelgeeignete Fettlöser. Entscheidend ist die Trennung der Arbeitsmittel. Das bewährte Farbsystem mit roten Tüchern für Toiletten, gelben für Waschbecken, blauen für Büroflächen und grünen für Küchen verhindert, dass Keime aus dem Sanitärbereich auf Schreibtische und Küchenzeilen gelangen.

Geräte, Lagerung und Sicherheit

Ein gut bestückter Reinigungswagen mit Eimersystem, Wechselmopps und getrennten Tüchern spart Wege und sorgt dafür, dass die Farbtrennung auch im Alltag eingehalten wird. Für größere Flächen lohnt sich eine Scheuersaugmaschine, für Treppen und Ecken ein handlicher Rückensauger.

Reinigungsmittel gehören in einen abschließbaren Raum oder Schrank, in dem auch die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter liegen. Legen Sie fest, wer Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier, Seife und Müllbeutel nachbestellt und ob diese Kosten im Angebot enthalten sind. Auch das gehört in den Reinigungsplan, damit niemand vor leeren Spendern steht.

Ein Plan, den niemand kontrolliert, ist nur ein Wunsch. Erst das Protokoll macht aus der Absicht eine Zusage. Lena Beispiel, Objektleitung bei Muster Clean

Qualität kontrollieren und den Reinigungsplan aktuell halten

Ein Kontrollprotokoll hält fest, ob die vereinbarten Leistungen im vereinbarten Intervall erbracht wurden. Es listet die Raumgruppen mit ihren Aufgaben auf und wird vom Reinigungsteam nach jedem Durchgang mit Datum und Kürzel abgezeichnet. In größeren Objekten hängt es direkt im Raum, in kleineren Büros reicht ein zentrales Formular oder eine App.

Ergänzend vereinbaren Sie regelmäßige Objektbegehungen, bei denen Objektleitung und Ansprechperson des Kunden gemeinsam durch das Gebäude gehen und den Zustand stichprobenartig bewerten. Mängel werden mit Datum und Frist zur Nachbesserung notiert. So entsteht ein nachvollziehbarer Verlauf, mit dem sich Reklamationen sachlich klären lassen.

Ein Reinigungsplan ist nie endgültig. Wechselt ein Teil der Belegschaft ins Homeoffice, sinkt die Nutzung der Büroflächen und die Intervalle dort können reduziert werden, während Sanitärräume und Küche meist unverändert bleiben. Bei Desk-Sharing steigt dagegen der Bedarf an Oberflächenreinigung, weil täglich andere Personen am selben Platz arbeiten.

Ein Umzug, neue Flächen oder ein Wechsel des Bodenbelags erfordern eine neue Bestandsaufnahme. Auch die Jahreszeit spielt eine Rolle, im Winter etwa durch Schmutzfangmatten im Eingang und häufigeres Wischen der Verkehrsflächen. Prüfen Sie den Plan mindestens einmal im Jahr und nach jeder größeren Veränderung. Die folgende Checkliste zeigt, ob Ihr Plan vollständig ist.

• Alle Räume mit Fläche, Bodenbelag und Nutzung erfasst
• Raumgruppen gebildet und jedem Bereich ein Intervall zugeordnet
• Leistungsverzeichnis mit Aufgaben von Dienstleister und Team festgehalten
• Ansprechpersonen auf beiden Seiten benannt
• Reinigungsmittel und Geräte je Bereich festgelegt und Farbsystem eingeführt
• Kontrollprotokoll und Turnus für Objektbegehungen vereinbart
• Termin für die jährliche Überprüfung des Plans eingetragen